Un magazin mic începe aproape întotdeauna cu un Excel. Merge bine primele luni. Apoi doi oameni îl modifică în același timp, un produs apare pe două rânduri cu nume ușor diferite, iar cifra din tabel nu mai seamănă cu ce e pe raft.
Ce se strică de obicei
- Același produs cu denumiri diferite („Ambră 50 ml", „parfum ambra 50").
- Stocul se actualizează la sfârșitul săptămânii, nu în momentul vânzării sau al recepției.
- Nimeni nu știe de la ce cantitate ar trebui să comande.
- Produsele cu termen de valabilitate se descoperă expirate, nu cu o lună înainte.
Ce trebuie să știe un sistem simplu
Patru lucruri: câte bucăți ai, de la ce cantitate te oprești (pragul minim), cât se vinde pe lună și, dacă vinzi produse cu termen, când expiră. Restul sunt detalii care pot aștepta.
Pragul minim: cifra pe care o ignoră aproape toată lumea
Pragul minim este cantitatea sub care trebuie să comanzi. Fără el, stocul „se termină" într-o zi oarecare și afli abia când un client întreabă. Începe cu o valoare aproximativă, de exemplu vânzarea unei săptămâni, și ajusteaz-o după două luni, când vezi cum s-a vândut.
Un început simplu, în trei pași
- Fă o listă unică de produse, fiecare cu un cod al tău care nu se schimbă.
- Stabilește pragul minim pentru fiecare produs.
- Actualizează stocul la fiecare recepție și la fiecare vânzare, în aceeași zi, nu la sfârșitul săptămânii.
Dacă ajungi la zeci sau sute de produse, un Excel nu mai ține pasul, pentru că munca de actualizare crește mai repede decât firma. Atunci merită o aplicație făcută pentru asta. Fagure AI pornește de la aceleași patru lucruri: stoc, prag minim, vânzări și expirări, cu alerte când ceva scade sub prag.